CONTEXTE :
Ouverture d’un nouveau collège jésuite à Marseille dans le 15ème arrondissement à la rentrée 2025 avec 2 classes de 6ème puis à terme, 16 classes de la 6ème à la 3ème avec 500 élèves d’ici 7 ans.
Le Collège Loyola Marseille est un collège de l’enseignement catholique, sous tutelle jésuite. Il s’inscrit dans le réseau mondial des établissements scolaires jésuites composé de plus de 900 institutions. Il sera le 16ème établissement jésuite en France et le 3ème à Marseille. Le Collège Loyola est une entité de l’Association l’École de Provence.
Dans ce contexte de création et d’ouverture du Collège Loyola Marseille, nous recrutons à temps complet, UN(E) SECRÉTAIRE DE DIRECTION ET PÉDAGOGIQUE. Le poste est à pourvoir de Juin à Juillet 2025 dans le 8ème arrondissement, puis à compter de Septembre 2025 dans le 15ème arrondissement de Marseille.
MISSIONS :
En travaillant dans l’Éducation, vous exercez un métier qui a du sens : vous transmettez des valeurs et accompagnez la réussite de tous les élèves.
Vous travaillez sous la responsabilité directe du Chef d’Établissement.
En qualité de secrétaire de direction, vous êtes en charge de :
– Gestion de l’agenda du Chef d’Établissement
– De la gestion des dossiers enseignants (formation, avancement, absences, mouvement de l’emploi…)
– De la gestion externe vis-à-vis du rectorat, du Diocèse (la DDEC), de l’Ecole de Provence, des collectivités publiques.
– De la gestion et le traitement du courrier
– De la lecture et analyse du bulletin académique, des bulletins officiels et des fiches syndicales
– Des travaux divers de secrétariat.
– Des relations familles et personnes extérieures dans le cadre du secrétariat de direction
– Des réponses aux enquêtes diverses émanant des instances ministérielles, rectorales et de l’enseignement catholique
– Du suivi des inscriptions des élèves (prises de rendez-vous, suivi et intégration sur Charlemagne, relances…)
– Du suivi de l’encaissement des contributions des familles et des inscriptions à la cantine.
– De l’usage des outils numériques en lien avec le Rectorat
En qualité de secrétaire pédagogique vous êtes en charge de :
– L’ouverture et de la gestion des dossiers des élèves du collège.
– De la gestion des inscriptions des élèves au brevet.
– De la gestion des attestations ASSR1 et ASSR2 (duplicatas).
– De la constitution des dossiers de professeurs principaux de rentrée.
– De la gestion et du suivi des conventions de stage.
– De la participation à l’organisation des voyages scolaires et aux échanges.
– De l’élaboration des listes de fournitures, manuels scolaires, et de leurs commandes.
– Des relations téléphoniques avec les parents.
– Des courriers divers, prises de rendez-vous pour le Chef d’Établissement et le Responsable pédagogique (Préfet des études).
– De la saisie et la diffusion des circulaires.
– Du transfert des dossiers élèves aux autres établissements.
– De la relation avec l’inspection académique pour le collège.
– De l’envoi des mails du collège.
– Lien avec le service comptable de l’Ecole de Provence.
– Saisie AFFELNET fin de 3eme (suivi des dossiers de A à Z).
– Aménagement d’épreuves aux examens : AMEX
PROFIL SOUHAITÉ :
Qualités : Rigueur, capacités relationnelles, discrétion, disponibilité, sens de l’organisation, réactivité, sens des responsabilités, qualités de collaboration et d’adaptabilité, prise d’initiatives, gestion des priorités.
Expérience professionnelle souhaitée dans l’assistanat de direction ou dans le secrétariat en institution éducative.
Formation : Bac+3 minimum ou équivalents.
Langues : Très bonne maîtrise du Français oral et écrit, la maîtrise de l’Anglais serait un plus.
Logiciels : Connaissance des logiciels éducatifs de type EDT, Ecoledirecte ; Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint).
CONDITIONS PARTICULIÈRES ET CONTRAINTES DU POSTE :
Organisation du travail en année scolaire.
Avoir un casier judiciaire compatible avec l’exercice d’une mission éducative.
Souvent interrompu(e) dans le travail par les enseignants, le personnel et les familles.
Changements fréquents de rythme et de dossiers selon le calendrier éducatif.
Gestion des imprévus. Résistance au stress nécessaire.
- Secteur d’activité : Enseignement Privé catholique (tutelle jésuite)
- Type de contrat : Contrat travail à Durée Indéterminée (CDI)
- Durée du travail : 151.67h
- Salaire brut : Selon la convention collective de l’EPNL (Enseignement Privé Non Lucratif).
- Employeur : Association École de Provence.
POUR CANDIDATER :
Adresser votre CV et votre lettre de motivation, par mail, à Madame Lise-Marie Caillet, la Responsable administrative de l’Ecole de Provence : administratif@ecoleprovence.fr
Date limite de candidature : le vendredi 25 Avril 2025
